Fator R no Simples Nacional: como calcular e quando sua empresa vai para o Anexo III ou V

Você abriu uma empresa de serviços no Simples Nacional, alguém falou em "Fator R" e de repente o imposto pode mais que dobrar dependendo de uma conta que ninguém explicou direito. A boa notícia: a regra é objetiva e cabe numa divisão. A má: se a folha ou o pró-labore forem lançados errado, o DAS (a guia mensal do Simples) sai pelo anexo errado, para mais ou para menos. Vamos por partes.

O que é o Fator R

O Fator R é a relação entre o que a empresa gastou com folha de salários e o que ela faturou, sempre olhando os 12 meses anteriores ao mês que está sendo apurado. A regra está na Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 5º-K, e o cálculo é detalhado no art. 26 da Resolução CGSN 140/2018 (o CGSN é o comitê que regulamenta o Simples). Essa janela de 12 meses muda a partir de janeiro de 2027; veja a seção O que muda no cálculo a partir de janeiro de 2027.

A fórmula é simples:

Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses

O corte é de 28%. Pela LC 123/2006, art. 18, § 5º-J, os serviços sujeitos ao Fator R são tributados pelo Anexo III quando a relação é igual ou superior a 28%. Quando é inferior, o § 5º-M manda tributar pelo Anexo V.

Quais atividades estão sujeitas ao Fator R

Nem todo serviço passa por essa conta. Ela vale para dois grupos previstos na LC 123/2006 e listados no art. 25 da Resolução CGSN 140/2018:

• Serviços do § 5º-I do art. 18, como medicina veterinária, engenharia, design, representação comercial, perícia e avaliação, auditoria, consultoria, gestão, jornalismo, publicidade e outros serviços de natureza intelectual.
• Alguns serviços do Anexo III, listados no § 5º-M: fisioterapia, arquitetura e urbanismo, medicina, odontologia, psicologia, fonoaudiologia, nutrição, além das atividades do § 5º-D, como academias, desenvolvimento e licenciamento de software, criação de sites e laboratórios de análises clínicas.

Outras atividades não dependem do Fator R. Escritórios contábeis, agências de viagem, escolas e serviços de manutenção, por exemplo, vão direto para o Anexo III. Advocacia, construção civil e vigilância ficam no Anexo IV. Por isso, o primeiro passo é conferir se o CNPJ e as atividades informadas no PGDAS-D (o programa onde se calcula o DAS) estão corretos.

O que entra (e o que não entra) na folha de salários

A definição está no art. 18, § 24, da LC 123/2006. Entram os valores pagos nos 12 meses anteriores:

• salários e demais remunerações de empregados;
• retiradas de pró-labore dos sócios;
• pagamentos a autônomos (contribuintes individuais);
• o 13º salário, somado na competência em que incide a contribuição previdenciária;
• a contribuição patronal ao INSS e o FGTS efetivamente recolhidos.

Ficam de fora os aluguéis e a distribuição de lucros (art. 18, § 26). E há um detalhe que pega muita gente: só contam as remunerações informadas nas declarações previdenciárias (art. 18, § 25). Hoje isso significa eSocial e DCTFWeb, como explica o Manual do PGDAS-D da Receita Federal. Pró-labore pago "por fora", sem declaração, não entra na conta. Veja como funciona essa declaração em DCTFWeb: o que é e como evitar multa.

Como calcular na prática

Empresa com mais de 12 meses

Some a folha (com pró-labore e encargos) dos 12 meses anteriores ao mês de apuração e divida pela receita bruta dos mesmos 12 meses, incluindo mercado interno e exportação. O sistema usa duas casas decimais sem arredondar: um resultado de 0,2774 vira 0,27 e leva ao Anexo V. Quem fica "no limite" precisa de folga.

Empresa nova

Pelas regras válidas até dezembro de 2026, segundo o Manual do PGDAS-D, no mês de abertura a conta usa a folha e a receita do próprio mês. Até completar 13 meses de atividade, ela usa a soma da folha e da receita desde a abertura até o mês anterior ao de apuração.

Situações especiais

O mesmo manual traz casos sem movimento. Sem folha, o fator é considerado 0,01, ou seja, Anexo V. Com folha e sem receita, o fator é 0,28, e a atividade vai para o Anexo III.

O que muda no cálculo a partir de janeiro de 2027

A Resolução CGSN 190/2026, publicada no Diário Oficial da União de 10/08/2026, alterou o art. 26 da Resolução CGSN 140/2018. As mudanças produzem efeitos a partir de 1º/01/2027 (art. 9º da Resolução 190):

• Nova janela de 12 meses. A folha e a receita passam a ser as dos 12 meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração. No período de apuração de janeiro de 2027, por exemplo, a conta usa dezembro de 2025 a novembro de 2026.
• Empresa nova. Nos 2 primeiros meses de atividade, o Fator R é considerado 0,28, o que leva ao Anexo III. Com mais de 2 e menos de 14 meses de atividade, a folha é anualizada pelos mesmos critérios usados para a receita (art. 22 da Resolução CGSN 140/2018).
• Quem entra no Simples em 1º/01/2027. Vale para empresas cuja opção produz efeitos nessa data e que não estiveram no regime durante todo o ano de 2026 (salvo a empresa aberta em 2026 que está no Simples desde a inscrição no CNPJ). Vale também para quem deixou o MEI em 2026 e passa ao Simples nessa data. Essas empresas devem conferir, completar ou corrigir a receita e a folha anteriores à entrada no regime. Isso é feito no módulo "Receitas Anteriores à Opção" do PGDAS-D. As competências de dezembro de 2025 a novembro de 2026 vão até 20/12/2026, e a de dezembro de 2026 até 20/01/2027. Sem manifestação, valem os dados pré-preenchidos pela Receita (arts. 144-D e 144-E da Resolução CGSN 140/2018, incluídos pela Resolução 190).

Um exemplo com os números da lei

Imagine, apenas como exemplo, uma consultoria com receita bruta de R$ 240.000,00 nos últimos 12 meses. Ela está na 2ª faixa dos dois anexos. A alíquota efetiva é calculada pela fórmula do art. 18, § 1º-A: (receita de 12 meses × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ receita de 12 meses.

Para chegar a 28%, essa empresa precisaria de R$ 67.200,00 de folha com encargos nos 12 meses. Isso não quer dizer que aumentar o pró-labore sempre compensa. Pró-labore tem INSS e pode ter Imposto de Renda na pessoa física, e a conta muda de empresa para empresa. A decisão precisa olhar o custo total, não só o DAS. Para entender os encargos da folha, veja a rotina da folha de pagamento.

Erros que fazem o DAS sair errado

• Esquecer de informar a folha no PGDAS-D. Para atividades sujeitas ao Fator R, o sistema pede a folha dos 12 meses anteriores. Sem ela, a apuração tende a cair no Anexo V.
• Pagar pró-labore sem declarar no eSocial e na DCTFWeb. O valor não conta para o Fator R.
• Somar distribuição de lucros ou aluguel na folha. A lei exclui esses valores, e o cálculo fica inflado.
• Não retificar os meses seguintes. O Manual do PGDAS-D alerta: se a folha ou a receita de um mês for corrigida, os meses posteriores também precisam ser retificados, mesmo que os valores deles não mudem.
• Atividade cadastrada errada. Informar uma atividade do Anexo III "direto" quando ela é sujeita ao Fator R, ou o contrário, muda o imposto.

E a Reforma Tributária?

As regras do Fator R descritas aqui são as que estão em vigor hoje na LC 123/2006 e na Resolução CGSN 140/2018, com as mudanças já publicadas para 2027 na seção acima. A Lei Complementar 214/2025 alterou os anexos do Simples para a chegada da CBS e do IBS. Nas tabelas que a Resolução CGSN 190/2026 aplica a partir de 2027, a 2ª faixa dos Anexos III e V mantém a alíquota nominal e a parcela a deduzir do exemplo acima. O que muda é a partilha do valor entre os tributos. Para acompanhar o que muda para quem está no Simples, leia Reforma Tributária no Simples Nacional.

O que sua empresa deve fazer agora

1. Confira as atividades do seu CNPJ e veja se alguma está sujeita ao Fator R.
2. Levante a folha dos últimos 12 meses, com pró-labore, 13º, INSS patronal e FGTS pagos.
3. Verifique se tudo foi declarado no eSocial e na DCTFWeb.
4. Calcule o Fator R todo mês, com duas casas decimais e sem arredondar.
5. Avalie o pró-labore com o contador, comparando o DAS com o INSS e o IR da pessoa física.
6. Se achar erro, retifique o mês e todos os meses seguintes no PGDAS-D.
7. Se a empresa entra no Simples em 1º/01/2027 (vinda de fora do regime ou do MEI), confira a receita e a folha pré-preenchidas no PGDAS-D até 20/12/2026 (dezembro de 2026 até 20/01/2027). Esses prazos estão na Resolução CGSN 190, embora o art. 9º diga que ela só produz efeitos a partir de 01/01/2027; acompanhe o Portal do Simples Nacional.

Informações conferidas com a legislação e as publicações oficiais disponíveis em 28/10/2026. Regras e prazos podem mudar; confirme a situação da sua empresa antes de decidir. Escritório de contabilidade privado.