Rotina da folha de pagamento: o passo a passo e o calendário de cada mês
Resumo
- O salário mensal deve ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte (art. 459, §1º, da CLT).
- Os eventos periódicos do eSocial (remuneração, pagamentos e fechamento) vão até o dia 15 do mês seguinte.
- O DARF de INSS e IRRF e a guia do FGTS Digital vencem, em regra, no dia 20; a DCTFWeb deve ser transmitida até o último dia útil do mês seguinte (IN RFB 2.237/2024, art. 6º, com redação da IN RFB 2.248/2025).
- Conciliar folha, eSocial, DCTFWeb e FGTS antes de pagar evita guias erradas e multas.
Neste artigo
A folha de pagamento é um processo que se repete todo mês e não perdoa atraso: um evento esquecido vira multa, uma guia errada vira cobrança. A boa notícia é que o calendário é previsível. Abaixo está a rotina que usamos como referência no nosso escritório.
Antes de fechar: o que entra na folha
Até o fechamento, o DP precisa reunir as informações variáveis do mês:
- admissões e desligamentos;
- horas extras, adicionais noturnos, comissões e prêmios;
- faltas, atrasos e atestados;
- férias que vão começar e afastamentos;
- benefícios e descontos: vale-transporte, plano de saúde, pensão alimentícia e consignado (Crédito do Trabalhador);
- reajustes de convenção coletiva.
Defina uma data de corte interna para receber essas informações. Sem corte, a folha fecha com dados incompletos e vira folha complementar.
O calendário do mês
| Quando | O quê | Base |
|---|---|---|
| Até o 5º dia útil | Pagamento do salário mensal | CLT, art. 459, §1º |
| Até o dia 15 | Eventos periódicos do eSocial (S-1200, S-1210 e fechamento S-1299) | Manual do eSocial |
| Até o dia 20 | DARF de INSS e IRRF gerado pela DCTFWeb | Legislação previdenciária e do IR |
| Até o dia 20 | Guia do FGTS Digital (GFD) | Lei 8.036/1990, com redação da Lei 14.438/2022 |
| Até o último dia útil do mês | Transmissão da DCTFWeb | IN RFB 2.237/2024, art. 6º (red. IN RFB 2.248/2025) |
Quando o vencimento cair em dia sem expediente, há regras de antecipação ou prorrogação que variam por obrigação. Para DARF e FGTS, a regra geral é antecipar para o dia útil anterior. Confirme no calendário oficial de cada mês.
Fora do ciclo mensal há prazos por evento: admissão até o dia anterior ao início do trabalho, desligamento em até 10 dias. Explicamos em Admissão e desligamento no eSocial.
O passo a passo do fechamento
1. Calcular a folha
O sistema calcula proventos, descontos de INSS e IRRF e o FGTS. Antes de aprovar, confira os casos atípicos: admitidos e desligados no mês, afastados, quem entrou em férias e quem tem mais de um vínculo.
2. Enviar os eventos do eSocial
Primeiro os eventos não periódicos pendentes; depois a remuneração (S-1200), os pagamentos (S-1210) e o fechamento (S-1299). Os totalizadores retornados pelo eSocial são a base das guias. Veja eSocial S-1.3.
3. Conferir e transmitir a DCTFWeb
A DCTFWeb recebe os débitos de INSS e IRRF apurados no eSocial. Confira deduções (salário-família, salário-maternidade) e retenções antes de transmitir e emitir o DARF. Detalhes em DCTFWeb.
4. Emitir a guia do FGTS Digital
O FGTS Digital monta a guia a partir dos eventos do eSocial. Ninguém digita valores: se a guia vier diferente, o problema está no evento ou na rubrica. Veja FGTS Digital.
5. Conciliar
Compare o resumo da folha com os totalizadores, a DCTFWeb e a guia do FGTS. Divergências típicas: rubrica com incidência errada, aviso prévio indenizado sem FGTS e empregado com dois empregos acima do teto do INSS.
6. Pagar e arquivar
Pague salários e guias no prazo e guarde recibos dos eventos, comprovantes e o resumo da folha para a contabilidade.
Erros que mais geram multa
- Admissão informada depois do início do trabalho: a CLT prevê multa por empregado não registrado (art. 47).
- Salário pago após o 5º dia útil: além de juros e correção, pode haver penalidades previstas em convenção coletiva.
- DCTFWeb entregue em atraso: multa de 2% ao mês sobre os tributos declarados, limitada a 20%, com valor mínimo.
- FGTS em atraso: encargos calculados automaticamente pelo FGTS Digital.
Datas especiais do ano
O 13º salário tem duas parcelas: a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965). Férias devem ser pagas até 2 dias antes do início (CLT, art. 145). Veja Férias, 13º e rescisão.
Como organizar a informação que chega ao DP
A maior parte dos erros de folha não nasce no cálculo, mas na informação que chega incompleta ou atrasada. Algumas práticas simples resolvem muito:
- Data de corte: defina até que dia do mês horas extras, faltas, comissões e adicionais entram na folha corrente.
- Canal único: envie ao DP sempre pelo mesmo meio e no mesmo formato, para nada se perder em conversas soltas.
- Ponto conferido: valide o espelho de ponto com o gestor antes do fechamento.
- Movimentações com antecedência: admissões, férias e desligamentos têm prazos próprios no eSocial e precisam ser comunicados antes de acontecer.
O que sua empresa deve fazer agora
- Fixe uma data de corte para informações variáveis, com responsável definido.
- Coloque o calendário no papel: 5º dia útil, dia 15, dia 20 e último dia útil do mês.
- Exija a conciliação mensal entre folha, eSocial, DCTFWeb e FGTS antes de pagar guias.
- Registre o empregado antes de ele começar a trabalhar.
- Revise a convenção coletiva da categoria todo ano: piso, adicionais e benefícios mudam.
Perguntas frequentes
Qual o prazo para pagar o salário?
Até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado, conforme o art. 459, §1º, da CLT. Acordos ou convenções podem prever prazos mais curtos.
Até quando enviar a folha ao eSocial?
Os eventos periódicos (S-1200, S-1210 e S-1299) vão até o dia 15 do mês seguinte. Se o dia 15 não for dia útil, o prazo passa para o primeiro dia útil seguinte (MOS S-1.3, item 10.3.2). A folha do 13º tem prazo próprio: até 20 de dezembro.
Quando vencem o INSS e o FGTS da folha?
Em regra, no dia 20 do mês seguinte, com antecipação para o dia útil anterior quando necessário.
Quem é Simples Nacional também entrega DCTFWeb?
Sim, empregadores do Simples também usam eSocial e DCTFWeb. A contribuição patronal depende do anexo do Simples em que a empresa está.
Informações conferidas com a legislação e as publicações oficiais disponíveis em 02/11/2026. Regras e prazos podem mudar; confirme a situação da sua empresa antes de decidir. Escritório de contabilidade privado.
